今はやりのストレージサービスとはどういったもの?

最近よく聞くストレージサービスですが、実際はどのようなサービスものかご存知でしょうか。ストレージは英語で「貯蔵、保管、倉庫」というような意味です(weblio英和辞典・和英辞典より)。パソコンでいうこの貯蔵機能はパソコンの本体にある機能で、その容量には制限があります。そのため、メモリがいっぱいになったらデータを削除したりUSBなどの補助記憶装置に移すなどの整理が必要になります。また、USBなどの補助記憶装置は紛失したり忘れてきてしまうとそのデータの編集はできないなどの弱点がありますが、オンラインストレージはインターネットにさえつながっていれば、いつからどこでもファイルにアクセスすることができます。またUSBなどのように物理的な衝撃等で壊れたりすることはないので、そのようなトラブルから避けることができます。

オンラインストレージを法人で利用するメリット①管理コストの改善

オンラインストレージを法人で利用する場合、従来のメールやUSBでのデータのやり取りよりももっと便利になります。例えば、メールで仕事のやり取りをしている場合、受信するたびにファイルを保存するため、ファイルがいくつもだぶついてしまいどれが最新版なのかわからなくなってしまいます。オンラインストレージを法人で利用する場合、ファイル管理が楽になりどれが最新版なのかなども明確になり、業務の非効率が改善されます。

オンラインストレージを法人で利用するメリット②セキュリティを上げることができる

二つ目のメリットとして、ファイルの安全性が高まるという点です。自分のパソコンにファイルを保存している場合、自分のパソコンがウイルスなどに感染するとそのウイルスが悪さをし、そのファイルを破壊したり盗まれてしまう可能性があります。オンライン上に保存しておくことで自分のパソコンがウイルスに侵されたとしてもファイルをオンライン上に保存しておけば、元のファイルを守ることができます。

オンラインストレージを法人で利用するときに気を付けておきたいポイント

オンラインストレージには多くのサービスが存在します。費用がかかるものから無料のものまで様々です。そんな多くの種類があるオンラインストレージですが、見極めるポイントがいくつかあります。セキュリティ面です。いくら無料で便利なサービスであってもセキュリティ面に不安があれば元も子もありません。会社の機密情報や売上のデータが漏れてしまったは大問題になります。オンラインストレージは法人向けに様々展開されていますが、まずはセキュリティが安全かどうかを見極める基準にしましょう。
次の見るべきポイントは料金です。法人向けのストレージサービスの料金は月額の定額制であることはほとんどです。そのため、月額の少しの差額であっても年単位で利用したり利用人数が多くなったりすると大きな差になってきます。月額のわずかな差もしっかり比較するようにしましょう。

会社の規模に関係なく使えるGoogleドライブ。個人向けとの違いは?

会社の規模によっては初期費用がかさむと導入は難しい、という場合もあると思います。ですがこのGoogleドライブは初期費用はかからないうえに利用開始から最初の2週間は無料で利用することができます。個人向けのgoogleドライブの利用経験がある方も多いのではないでしょうか。法人でgoogleドライブを利用する場合はG suiteと呼ばれるグループウェアツールの中に含まれています。このG suiteの中にはGoogleスプレッドシートやgoogleドキュメントなどオンライン上で表計算ソフトやスライドを編集できるサービスやGoogleカレンダー、Gmailなど様々なサービスが含まれており、すでにこれらのサービスの個人利用経験があればその要領で使うことができます。

Googleドライブを法人で利用する場合の料金

Googleドライブを法人で利用する場合の利用料金はいくつかの種類があります。料金ごとに保存可能な容量制限が以下の表のとおり異なります。

形態BasicBusinessEnterprise備考
利用料金¥680¥1,360¥3,0001ユーザーあたり
容量制限30GB無制限無制限5ユーザー未満の場合は1ユーザーあたり1TB


会社の規模や従業員数、またやりとりする書類の数や容量などを総合的に考えて選ぶのがいいでしょう。容量は1アカウントごとに与えられ、1アカウントを複数人で利用することもできますが、メール機能やカレンダー機能なども共有することになるため、1従業員あたり1アカウントが運用上はいいと言えるでしょう。

Googleドライブの弱点

セキュリティ面や機能面で充実しているGoogleドライブですが弱点も存在します。まず第一位に考えられるのはインターネット環境が必須であること。インターネットが使えない飛行機の中や地下、山奥などではファイルを保存したり引き出したりすることはできません。出張などでそのような場所に頻繁にいく場合には注意が必要となりそうです。また最近ではフリーでアクセスすることができるWi-Fiが増えていますが、安全が保障されていない通信環境での通信は傍受される可能性もあるため、保存などのやり取りはしないようにしましょう。

まとめ

・オンラインストレージサービスとはインターネットを使ってオンライン上
 でファイルを保存することができるサービス
・オンラインストレージを法人で利用するメリットとして管理コストの削減

 とローカルでの保存よりもセキュリティの安全性が高まる
・会社の規模関係なく使えるのはGoogleドライブ
・料金体系が3種類あり会社の状況などに応じて使い分ける
・Googleドライブの弱点としてインターネット環境がなければ使えない